10 Perguntas Antes de Montar seu Controle de Estoque Parte 1

Antes de começar a criar um controle de estoque você precisa tomar algumas decisões, entre elas é fundamental que você tenha uma boa base de Excel, esse é o erro número um cometidos por profissionais e empresas quando decidem organizar o estoque em seu armazém.

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Antes de Criar uma planilha de Controle de Estoque você precisa fazer perguntas e tomar algumas decisões, como por exemplo:

  1. Será um controle fiscal ou gerencial ou misto?
  2. Se será quantificado por volume financeiro ou unitário?
  3. Se tem gestão de lotes?
  4. Qual é a unidade de medida?
  5. Se você vai utilizar como inventário?
  6. Qual será o método de GESTÃO (PEPS, UEPS, MPM)?
  7. Quais os relatórios que você precisa?
  8. Vai ser integrado ao caixa?
  9. Será integrado com as vendas?
  10. Vai estar integrado com o balanço patrimonial?

É claro que existem outros atributos a serem considerados antes de montar sua planilha ou mesmo comprar um sistema de gestão, mas aqui eu listei as mais relevantes.

A maioria das pessoas ignora completamente esses detalhes, e quando precisam de um controle de estoque pensam que é só criar a planilha colocar os produtos e a quantidade, e depois ficar reclamando que a planilha não atende as necessidades.

E a verdade é que nunca vai atender, se você não fizer esse levantamento primeiro.

1) A primeira pergunta que você deve se fazer é se o seu controle de Estoque tem fins gerenciais ou fiscais?

Entenda que de qualquer forma você precisa apresentar um resultado fiscal.

Você tem que ter um controle do seu estoque em perfeitas condições de se apresentar ao fisco, entretanto muitas vezes a empresa que só faz o controle fiscal sem fazer o gerencial acaba tomando decisões erradas em relação a compra de produtos e materiais, por isso muitas empresas optam por ter sistemas fiscais e planilhas gerenciais, mas isso não te impede de ter uma planilha fiscal também ou até mesmo uma que faça as duas funções, o que importa é que você defina isso primeiro.

2) Como será quantificado?

O total do estoque é algo muito importante, eu já encontrei pessoas que na gestão de seus produtos não se importavam muito com o inventário em si e mais com o valor financeiro que o estoque representava, isso não quer dizer que o controle físico não era feito, apenas que para essas pessoas o importante não era dizer que o estoque seria representado pelo seu valor monetário total, ou seja, ao invés de ter um estoque representado como 5 unidades de CD ele seria representado por R$ 10,00 que seria o valor total, se um novo CD fosse adquirido ao invés de 6 unidades ficaria R$ 12,00. Embora esse tipo de situação seja muito incomum, vale ressaltar que em algumas situações, a área de atuação da pessoa não é a de logística ou estoque, ela pode ser da Controladoria ou do setor de Finanças, e apenas nessas situações onde o interesse não é gerencial é justificável a análise apenas do ponto de vista financeiro.

3) Qual é a unidade de medida

Por outro lado, é fundamental conhecer o volume do seu estoque até para saber quantas unidades você pode vender, e para isso é importante saber como o seu estoque será quantificado em volume, será por unidades, dúzias, peças, quilos, metros, etc., é importante definir isso antes de sair preenchendo sua planilha.

Muito mais do que apenas unidades de medida como símbolos: Kg, Mt ou Lt, etc., saber qual é a unidade de medida do seu estoque também te faz pensar como serão realizados os cálculos em sua planilha.

Uma planilha que tem estoque inteiro como por exemplo 40 unidades é diferente de uma planilha que trabalha com valor fracionado por exemplo 525,90 quilos, e também existem casos em que você precisará adequar a planilha para valores inteiros e fracionados.

Para ilustrar o que foi citado acima, imagine que um determinado produto é armazenado em caixas, mas vendido por unidades em metros quadrado, como cerâmica por exemplo, o cliente precisa comprar 28 metros quadrados de cerâmica, mas cada caixa vem com 3 metros quadrados, nesse caso para atender a necessidade serão vendidos através de 10 caixas totalizando 30 metros, perceba que essa planilha precisa ter essas duas informações, total de unidades e total de metros quadrados vendido, e nesse caso foi necessário fazer arredondamento.

Além do impacto financeiro causado pelo cálculo de volumes, existem casos onde precisa fazer arredondamentos na venda e tudo isso pode impactar no estoque, por isso é importante ter esse cuidado.

Um exemplo diferente para estoque fracionado é a venda de rações, tem comerciante que não conseguirá vender o pacote inteiro de ração, e acaba optando por vender ração em quilos, esse comerciante vende parte de um pacote que foi aberto, a planilha deve controlar quantos quilos tem no estoque, imagine que alguém pede 4,5 quilos e na balança acaba sendo vendido 4,674 (quatro quilos seiscentos e setenta e quatro gramas), essa informação deve ser abatida dessa forma? Compensa o esforço desse tipo de cálculo, ou vale o critério de arredondamento, são coisas que você deve pensar de acordo com o seu negócio ou do seu cliente.

4) Será necessário fazer Gestão de Lotes?

Muitos profissionais me procuram com dúvidas na gestão do lote, muitos não sabem como informar isso no sistema, ou mesmo se precisam informar, a questão é a seguinte, quando você trabalha com um produto que é comprado em grandes quantidades e tem vida cíclica no seu estoque, ou seja, ele tem um grande giro na sua prateleira, é fundamental que você tenha um controle de estoque com gestão de lotes, para que você saiba quantos produtos tem de cada lote, quanto custou cada lote, se o lote veio com algum problema e o quanto isso impactou no seu estoque, entre muitas outras coisas conhecer o seu estoque é bom, entretanto, saber separar o seu estoque por lotes, vai te dar uma visão macro sobre seu estoque e com isso te permitir entender plenamente o processo de giro das mercadorias.

5) Você precisa de um inventário? 

Muitas empresas pequenas cometem um deslize nessa hora e pensam que o estoque e o inventário são a mesma coisa, mas com esse artigo você começa a perceber que o inventário é apenas uma parte da gestão do seu estoque.

Você sabe o que é o inventário na gestão do seu estoque?

Inventário é contar todos os bens materiais que estão a disposição para venda em sua loja e também a disposição para reposição em seu armazém.

Essa contagem serve para conferência e validação, e deve ser feito regularmente, primeiro porque é obrigatório, você deve apresentar informações para o fisco, o seu inventário tem que bater com o seu estoque contábil.

Além disso ajuda a reduzir perdas, furtos, equívocos, desperdícios, etc., se você sabe o que tem de cada produto no armazém, você se preocupa em reabastecer apenas o que está em falta ao invés de sair gastando e comprando compulsivamente.

Ajuda a manter organizado seu estoque, você pode catalogar e dividir por grupos e categorias, mas não adianta nada disso se você não tiver um controle rígido e fazer essa recontagem e validação periodicamente.

Minha dica nesse caso é ter mais que uma simples folha de controle, e sim um sistema de gestão.

Você pode optar por programas de gestão de estoque como ERPs  ou por um aplicativo de gestão de estoque feito com VBA no Excel, o importante é que esse controle não seja apenas manual.

Essa é a primeira parte do artigo, no próximo vou falar sobre as outras cinco perguntas decisivas que você precisa fazer a si mesmo antes de criar sua planilha de gestão de estoque.

Lembre-se de deixar seu comentário e também suas dúvidas.

Videoaulas:

 

 

Excel PROCV

Uma das funções mais simples e populares para a tarefa de analisar dados é a PROCV (ou VLOOKUP, na versão em inglês).

Ela permite efetuar uma busca vertical (ou seja, ao longo de uma coluna) por um valor, retornando outros dados da linha correspondente.

Sintaxe: =PROCV(valor_procurado, matriz_tabela, núm_índice_coluna, [intervalo_pesquisa])

Para ilustrar o funcionamento da PROCV, montamos um exemplo simples, com a criação de uma planilha de cadastro para fazer uma simples busca com a função PROCV.

Crie a seguinte planilha com os valores na tabela.

Insira o seguinte comando na célula B4.

=procv(B3;A9:D18;2;FALSO)

Aparecera o seguinte erro na célula B4 (#N/D).

Esse erro é bem comum de acontecer, o seu motivo é pelo simples fato de não informarmos um valor correto ao código.

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Insira o código de valor 3 na célula B3.

A função PROCV é executada trazendo o nome CLAUDIO DAMASCENO cujo código é 3.

Execute o mesmo comando da função PROCV para os campos de Telefone e E-mail selecionando os campos específicos do mesmo e os seus índices.

B5: =procv(B3;A9:D18;3;FALSO)

B6: =procv(B3;A9:D18;4;FALSO)


Agora veja o vídeo abaixo com a explicação detalhada do PROCV

O próximo vídeo ensina a tratar erros na hora de buscar dados

Sabia que é possível fazer um PROCV Duplo no Excel?

 

Função SOMASE

Use a função SOMASE para somar os valores em um intervalo que atendem aos critérios que você especificar. Sintaxe:
=SOMASE(intervalo, critérios, [intervalo_soma])

Em que:

  • Intervalo: é o intervalo de células utilizadas para realizar a comparação;
  • Critérios: critérios ou condições que definem quais células devemos somar. Este critério pode ser em forma de numero, expressão ou texto;
  • Intervalo_soma: é o intervalo a ser somado, quando este não for especificado, na função, será utilizado o item intervalo.

Crie a seguinte planilha no Excel.

Escreva o seguinte comando na célula G7, incrementando a função =SOMASE(B7:B24;F7;D7:D24) com seus respectivos intervalos e critérios

O resultado é a soma dos valores de comissão da vendedora ANA.

Agora é sua vez, treine com o restante dos vendedores

Excel Avançado – Indice e Corresp Melhor Que PROCV

Uma das coisas mais complexas que encontramos ao trabalhar com Excel é ter que lidar com uma pesquisa de dados de muitos critérios, por exemplo imagine nesse instante que você trabalha em uma loja de roupas.

Nessa loja você vende produtos diversos como camisetas, calças, saias, bolsas, shorts, regatas, blusas entre outras.

Cada uma dessas peças tem diversas marcas e também diversos tamanhos para se trabalhar e senão bastasse temos diversas cores.

Apenas para fins de exemplo imagine então que uma camisa da Lacoste tem diversos tamanhos como pp, p, m, g, gg, eg.

Além disso essa camisa pode ser vermelha, verde, branca, azul, preta, amarela, laranja, rosa, marrom, entre outras diversas cores.

Você tem todos esses dados na sua planilha e até ai não há nenhum problema.

Até que….

Você precisa buscar informações detalhadas do estoque de um determinado produto, você quer saber quantas peças de camisa Lacoste Rosa tamanho G você tem no seu estoque.

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E agora o que fazer?

Como já era de se esperar o Excel provê uma solução fantástica para esse problema, e não será necessário usar PROCV, usaremos apenas as funções de pesquisa conhecidas como Índice e Corresp.

Como num passe de mágica você fará a busca ideal para seu produto com muitos critérios na planilha

Veja o exemplo na aula abaixo:

Faça o download da planilha:

Donwload Planilha da Aula Indice com Area