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10 Perguntas Antes de Montar seu Controle de Estoque Parte 1

Antes de começar a criar um controle de estoque você precisa tomar algumas decisões, entre elas é fundamental que você tenha uma boa base de Excel, esse é o erro número um cometidos por profissionais e empresas quando decidem organizar o estoque em seu armazém.

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Antes de Criar uma planilha de Controle de Estoque você precisa fazer perguntas e tomar algumas decisões, como por exemplo:

  1. Será um controle fiscal ou gerencial ou misto?
  2. Se será quantificado por volume financeiro ou unitário?
  3. Se tem gestão de lotes?
  4. Qual é a unidade de medida?
  5. Se você vai utilizar como inventário?
  6. Qual será o método de GESTÃO (PEPS, UEPS, MPM)?
  7. Quais os relatórios que você precisa?
  8. Vai ser integrado ao caixa?
  9. Será integrado com as vendas?
  10. Vai estar integrado com o balanço patrimonial?

É claro que existem outros atributos a serem considerados antes de montar sua planilha ou mesmo comprar um sistema de gestão, mas aqui eu listei as mais relevantes.

A maioria das pessoas ignora completamente esses detalhes, e quando precisam de um controle de estoque pensam que é só criar a planilha colocar os produtos e a quantidade, e depois ficar reclamando que a planilha não atende as necessidades.

E a verdade é que nunca vai atender, se você não fizer esse levantamento primeiro.

1) A primeira pergunta que você deve se fazer é se o seu controle de Estoque tem fins gerenciais ou fiscais?

Entenda que de qualquer forma você precisa apresentar um resultado fiscal.

Você tem que ter um controle do seu estoque em perfeitas condições de se apresentar ao fisco, entretanto muitas vezes a empresa que só faz o controle fiscal sem fazer o gerencial acaba tomando decisões erradas em relação a compra de produtos e materiais, por isso muitas empresas optam por ter sistemas fiscais e planilhas gerenciais, mas isso não te impede de ter uma planilha fiscal também ou até mesmo uma que faça as duas funções, o que importa é que você defina isso primeiro.

2) Como será quantificado?

O total do estoque é algo muito importante, eu já encontrei pessoas que na gestão de seus produtos não se importavam muito com o inventário em si e mais com o valor financeiro que o estoque representava, isso não quer dizer que o controle físico não era feito, apenas que para essas pessoas o importante não era dizer que o estoque seria representado pelo seu valor monetário total, ou seja, ao invés de ter um estoque representado como 5 unidades de CD ele seria representado por R$ 10,00 que seria o valor total, se um novo CD fosse adquirido ao invés de 6 unidades ficaria R$ 12,00. Embora esse tipo de situação seja muito incomum, vale ressaltar que em algumas situações, a área de atuação da pessoa não é a de logística ou estoque, ela pode ser da Controladoria ou do setor de Finanças, e apenas nessas situações onde o interesse não é gerencial é justificável a análise apenas do ponto de vista financeiro.

3) Qual é a unidade de medida

Por outro lado, é fundamental conhecer o volume do seu estoque até para saber quantas unidades você pode vender, e para isso é importante saber como o seu estoque será quantificado em volume, será por unidades, dúzias, peças, quilos, metros, etc., é importante definir isso antes de sair preenchendo sua planilha.

Muito mais do que apenas unidades de medida como símbolos: Kg, Mt ou Lt, etc., saber qual é a unidade de medida do seu estoque também te faz pensar como serão realizados os cálculos em sua planilha.

Uma planilha que tem estoque inteiro como por exemplo 40 unidades é diferente de uma planilha que trabalha com valor fracionado por exemplo 525,90 quilos, e também existem casos em que você precisará adequar a planilha para valores inteiros e fracionados.

Para ilustrar o que foi citado acima, imagine que um determinado produto é armazenado em caixas, mas vendido por unidades em metros quadrado, como cerâmica por exemplo, o cliente precisa comprar 28 metros quadrados de cerâmica, mas cada caixa vem com 3 metros quadrados, nesse caso para atender a necessidade serão vendidos através de 10 caixas totalizando 30 metros, perceba que essa planilha precisa ter essas duas informações, total de unidades e total de metros quadrados vendido, e nesse caso foi necessário fazer arredondamento.

Além do impacto financeiro causado pelo cálculo de volumes, existem casos onde precisa fazer arredondamentos na venda e tudo isso pode impactar no estoque, por isso é importante ter esse cuidado.

Um exemplo diferente para estoque fracionado é a venda de rações, tem comerciante que não conseguirá vender o pacote inteiro de ração, e acaba optando por vender ração em quilos, esse comerciante vende parte de um pacote que foi aberto, a planilha deve controlar quantos quilos tem no estoque, imagine que alguém pede 4,5 quilos e na balança acaba sendo vendido 4,674 (quatro quilos seiscentos e setenta e quatro gramas), essa informação deve ser abatida dessa forma? Compensa o esforço desse tipo de cálculo, ou vale o critério de arredondamento, são coisas que você deve pensar de acordo com o seu negócio ou do seu cliente.

4) Será necessário fazer Gestão de Lotes?

Muitos profissionais me procuram com dúvidas na gestão do lote, muitos não sabem como informar isso no sistema, ou mesmo se precisam informar, a questão é a seguinte, quando você trabalha com um produto que é comprado em grandes quantidades e tem vida cíclica no seu estoque, ou seja, ele tem um grande giro na sua prateleira, é fundamental que você tenha um controle de estoque com gestão de lotes, para que você saiba quantos produtos tem de cada lote, quanto custou cada lote, se o lote veio com algum problema e o quanto isso impactou no seu estoque, entre muitas outras coisas conhecer o seu estoque é bom, entretanto, saber separar o seu estoque por lotes, vai te dar uma visão macro sobre seu estoque e com isso te permitir entender plenamente o processo de giro das mercadorias.

5) Você precisa de um inventário? 

Muitas empresas pequenas cometem um deslize nessa hora e pensam que o estoque e o inventário são a mesma coisa, mas com esse artigo você começa a perceber que o inventário é apenas uma parte da gestão do seu estoque.

Você sabe o que é o inventário na gestão do seu estoque?

Inventário é contar todos os bens materiais que estão a disposição para venda em sua loja e também a disposição para reposição em seu armazém.

Essa contagem serve para conferência e validação, e deve ser feito regularmente, primeiro porque é obrigatório, você deve apresentar informações para o fisco, o seu inventário tem que bater com o seu estoque contábil.

Além disso ajuda a reduzir perdas, furtos, equívocos, desperdícios, etc., se você sabe o que tem de cada produto no armazém, você se preocupa em reabastecer apenas o que está em falta ao invés de sair gastando e comprando compulsivamente.

Ajuda a manter organizado seu estoque, você pode catalogar e dividir por grupos e categorias, mas não adianta nada disso se você não tiver um controle rígido e fazer essa recontagem e validação periodicamente.

Minha dica nesse caso é ter mais que uma simples folha de controle, e sim um sistema de gestão.

Você pode optar por programas de gestão de estoque como ERPs  ou por um aplicativo de gestão de estoque feito com VBA no Excel, o importante é que esse controle não seja apenas manual.

Essa é a primeira parte do artigo, no próximo vou falar sobre as outras cinco perguntas decisivas que você precisa fazer a si mesmo antes de criar sua planilha de gestão de estoque.

Lembre-se de deixar seu comentário e também suas dúvidas.

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